Natuurlijk moet er worden vastgelegd wat in de vergadering is besproken en besloten

Zodat we dat in de toekomst altijd nog eens kunnen nakijken. We noemen zo’n verslag “de notulen”. Laten we van de notulen van vergadering een voorbeeld maken.

Notulen voorbeeld vergadering

Allereerst vermelden we bovenaan waar en wanneer de betreffende vergadering heeft plaatsgehad. We doen dat duidelijk en compact. Daar onder komt in de notulen voorbeeld van vergadering altijd te staan wie er aanwezig was en wie er afwezig was. De afwezigen kun je vermelden in twee regels:

• Afwezig met kennisgeving:
• Afwezig zonder kennisgeving:

Daaronder komt dan het eigenlijke verslag.

Richtlijnen

Daarbij moeten we enige richtlijnen in acht nemen. Allereerst moeten notulen in voorbeeld van vergadering altijd compact blijven. Dat betekent dat niet uitgebreid moet worden aangegeven wie er allemaal wat heeft gezegd. Dat gebeurt wel in de Tweede Kamer (daar leggen ze alles woordelijk vast in dikke verslagboeken), maar is voor een normale vergadering bij een bedrijf of vereniging niet nodig. Pak dus de discussie per agendaonderwerp samen. Houdt dezelfde nummering aan als de nummering zoals die op de agenda stond zodat de agenda en de notulen voorbeeld van vergadering één geheel gaan vormen.

Vermeldt per agendaonderwerp, na de korte samenvatting van de discussie, wel zo exact mogelijk wat er is besloten. We sluiten de notulen voorbeeld vergadering af met het formuleren van de afspraak of en zo ja, wanneer de vergadering een vervolg krijgt. De notulen voorbeeld van vergadering worden ondertekend door de secretaris en de voorzitter en zo snel mogelijk na de vergadering aan de deelnemers (en afwezigen) toegezonden.

Sinds de COVID-19 pandemie is er steeds meer nood aan digitale notulen. Veel van de beste webinar softwareprogramma’s hebben een ingebouwd systeem om opnames en notulen te integreren. Dit zien we ongetwijfeld ook in de vergaderzalen binnensijpelen in de komende jaren…