Agenda vergadering voorbeeld

Een voorwaarde om een vergadering goed voor te bereiden

Tijdens een vergadering moet het voor alle deelnemers duidelijk zijn over welke onderwerpen het zal gaan en in welke volgorde. Een voorwaarde om een vergadering goed voor te bereiden, is dan ook het zorgen voor een goede agenda van de vergadering bijvoorbeeld geeft die aan wat de onderwerpen zijn waarover zal worden gesproken.

Soms worden bij (enkele) onderwerpen bijlagen gevoegd die het onderwerp toelichten en aangeven waarover besluiten moeten worden genomen. De agenda wordt opgesteld en ondertekend door de secretaris (soms ondertekent ook de voorzitter) van de vergadering. In startende ondernemingen zijn er vaak geen duidelijke rollen, maar wordt wel afgesproken dat één specifieke persoon de notulen voor zijn of haar rekening neemt.

notulen vergadering

Agenda vergadering voorbeeld

Vermeldt in de aanhef van de agenda voor de vergadering bijvoorbeeld de plaats en de tijd waar de vergadering zal plaatsvinden. Vervolgens dient in de agenda vergadering voorbeeld puntsgewijs aandacht te worden besteed aan de onderwerpen (punten) die aan de orde zullen komen. Het eerste en het laatste onderwerp zijn (naast welkomstwoord en sluiting) standaard, namelijk:

  •   Vaststellen van de notulen van de vorige vergadering
  •   Rondvraag
  • Tussen deze twee vaste agendapunten worden de onderwerpen geformuleerd waar de vergadering echt over gaat. Een onderwerp in deze agenda vergadering als voorbeeld:
  •   Vaststellen van de begroting 2014;
    of
  •  Omvang inzet personeel bij project X2.

Beslispunten

Soms wordt volstaan met het aangeven van de gespreksonderwerpen; soms worden in de agenda ook de punten geformuleerd waarover besloten moet worden bij dat onderwerp. Bij het vorige agendapunt ziet dat er dan als volgt uit:

6.4 Omvang inzet personeel bij project X2

Beslispunten:
Instemmen met de in de nota aangegeven beslispunten:

  • 6.4.1 Van 7/2013 tot 12/2014 wordt 36,3 fte/mnd onderzoeksmedewerker niveau C gedetacheerd;
  • 6.4.2 Van 9/2013 tot 10/2014 wordt 39,6 fte/mnd labo assistent niveau A1 of A2 gedetacheerd;
  • 6.4.3 Gedurende het project wordt 18,0 fte/mnd algemene ondersteunende capaciteit ingezet;
  • 6.4.4 Naast de voor de vorenstaande inzet benodigde middelen, wordt, voor project X2, een materieel budget van € 150.000 beschikbaar gesteld voor incidentele detacheringen.