Bij een samenvattend verslag geeft je beknopt weer wat er tijdens de vergadering is besloten en besproken

In veel bedrijven is het nodig dat alles wat er tijdens een vergadering of bespreking gezegd wordt dat dit op papier gezet wordt. Het verslaan van een vergadering noemt ment notuleren en het verslag heet de notulen. Notulen voorbeeld houdt niet in dat je uitgebreid elk woord moet opschrijven wat er gezegd wordt. Notulen voorbeeld is een kort verslag met daarin alle gemaakte afspraken van de vergadering of werkoverleg. Er zijn drie verschillende soorten van notuleren, maar de meest gebruikte in de zakenwereld is een samenvattend verslag.

Hoe schrijf je goede notulen?

Notulen voorbeeld moet overzichtelijk zijn en vrij zijn van taal en spelfouten. De notulen kunnen beter kort gehouden worden maar el duidelijk. Schrijf de notulen voorbeeld met neutrale woorden, het liefst in je eigen bewoording. Geef duidelijk de kern van de vergadering aan.

Een notulist maakt absoluut geen spelfouten. Let daar op en gebruik een schrijfstijl die helder is met een logische opbouw. Dit zijn zaken die de meeste jonge professionals geleerd hebben tijdens hun stageperiode en het maken van hun reflectieverslag – maar het is normaal dat je daar toch nog wat in moet groeien als je je eerste job scoort.

Waaruit bestaan notulen?

Notulen voorbeeld bevat altijd de vergaderdatum, de taken die besproken zijn geworden en wanneer de taken volbracht moeten zijn. Ook alle gemaakte afspraken worden in de notulen vermeld. Ook besluiten worden zorgvuldig vastgelegd, zodat voor iedereen duidelijk is wat er in vastgelegd is. Bij de notulen staan altijd de datum, de plaats en de namen van de aanwezigen op papier. Notulen voorbeeld bestaan altijd uit een opening, het vermelden van de ingezonden stukken, een rondvraag en de sluiting.

Je kan kort beschrijven hoe de voorzitter de vergadering heeft geopend en wat er in de vorige notulen is besproken. In het notulen voorbeeld vermeld je welke stukken zijn binnengekomen, wie de stukken geschreven heeft, het onderwerp van de stukken en welke besluiten er omtrent over zijn gevallen.

Tijdens de rondvraag komt iedereen aan de beurt om iets op te merken of te vragen. Ook dit wordt in de notulen vermeld. Bij de sluiting van de notulen moet je er op letten dat je de eindtijd van de vergadering vermeld. Ook de nieuw uitgekozen vergaderdatum, de plaats en de tijd worden in notulen voorbeeld opgeschreven.

Uitwerken

Nadat de vergadering of bespreking is afgelopen zal de notulist de aantekeningen nog moeten uitwerken. Het is belangrijk dat dit dezelfde dag nog gebeurd, daar dan nog alle informatie vers in je geheugen zit. Als de notulen zijn uitgewerkt, krijgt iedereen die op de vergadering aanwezig is geweest, een kopie hiervan. Zij kunnen dan tevens aangeven of er misschien nog verteringen moeten plaatsvinden. Voor de meeste kleine bedrijven zijn de notulen ook een manier om alle personeelsleden op de hoogte te houden van de besluiten en de plannen van de onderneming.

Tips

Laat je aantekeningen niet te lang liggen en werk ze het liefst dezelfde dag nog uit. Maak een korte samenvatting van notulen voorbeeld en wat er is besproken. Blijf objectief en gebruik nooit je eigen mening. Hou notulen voorbeeld kort en krachtig en maak geen afdwalingen. Houdt het simpel door korte zinnen te gebruiken en zorg voor een overzichtelijk elay-out.